Cette page s'adresse à nos fournisseurs désireux d'utiliser notre format de documentation pour procéder à leurs soumissions ou factures qui seront portées à l'attention de Gestion immobilière Logis-Tech Inc.

Tout d'abord, vous devez avoir sur votre ordinateur la suite office 2003 de Microsoft ou une version plus récente pour pouvoir utiliser adéquatement ces documents.  Si vous ne disposez pas de la suite office, vous pouvez télécharger la suite OpenOffice gratuitement.

Vous trouverez donc ici 4 fichiers que vous pourrez télécharger : 

1. Une documentation de format Word décrivant en détail l'utilisation du système de soumission & facturation.  Nous vous recommandons vivement de lire cette documentation avant de vous servir des fichiers de soumissions & facturations.

2. Trois fichiers de formats excel qui vous serviront à bâtir votre soumission ou facture facilement.  Le premier fichier est conçu pour produire une soumission ou facture courte d'une seule page.  Le second fichier vous permettra d'utiliser deux pages.  Le troisième aura 3 pages.  À vous d'utiliser le format qui vous sera le plus pratique en fonction de vos besoins.

1. Vous pouvez procéder à l'identification de votre entreprise en remplissant les champs prévus à cet effet une seule fois et sauvegarder immédiatement le fichier excel.  Cela vous évite alors d'entrer de nouveau ces informations à chaque fois que vous devrez créer une nouvelle soumission ou facture.

2. Vous pouvez sauvegarder votre soumission sous un nouveau nom, créant ainsi un second fichier identique, puis renommer l'entête "Soumission" à "Facture".  Cela vous évite de recréer tout le contenu de votre soumission dans votre facture.  Il vous suffit alors de ne faire que les changements nécessaires.

3. Faites attention au format donné pour inscrire le nombre d'heures travaillées pour une tâche donnée : 1,00 veut dire 1 heure, 1,25 veut dire 1 heure & 15 minutes, 1,50 veut dire 1 heure & 30 minutes, et ainsi de suite.

4. Les ordinateurs dont le système d'exploitation est identifié au Canada doivent utiliser des virgules comme séparateur et non des points, comme c'est le cas pour les États-Unis.  Si vous le faites, une erreur de calcul se produira, il vous suffit alors d'enlever le point et de mettre une virgule pour corriger l'entrée.

COMMENT EXPÉDIER VOTRE SOUMISSION OU FACTURE :

Le plus simple est de l'envoyer par courriel aux adresses indiquées dans les entêtes des fichiers excel.  Vous avez alors deux choix, envoyer directement une copie de votre fichier excel en l'attachant à un courriel, ou bien le convertir en format PDF et expédier ce nouveau format en l'attachant à un courriel.

POURQUOI LE CONVERTIR EN FORMAT PDF ?

Les fichiers PDF ne peuvent pas être modifiés aussi aisément que le format excel.  C'est donc un peu plus sécuritaire.  Vous vous assurez ainsi que personne ne changera le contenu de votre soumission ou facture.

COMMENT CONVERTIR MES SOUMISSIONS OU FACTURE EN FORMAT PDF ?

C'est plus simple que vous pensez; il vous suffit de télécharger le programme "PDFCREATOR" et de l'installer sur votre ordinateur.  L'icône ci-dessous vous permettra d'effectuer ce téléchargement.  Une fois l'installation complétée, vous aurez alors accès à une nouvelle imprimante qui se nommera "PDF Creator".  Il vous suffit alors d'imprimer votre document sur cette imprimante virtuelle.  Au lieu d'obtenir une impression, vous obtiendrez un écran vous permettant de sauvegarder votre nouveau fichier PDF nouvellement créé à l'endroit de votre choix sur votre disque dur.  Prendre note que si vous utilisez OpenOffice Calc (au lieu de Microsoft Excel), vous pourrez alors créer directement votre fichier PDF par le menu "fichier / exporter au format PDF".  Vous n'aurez donc pas besoin de télécharger "PDFCREATOR".

Il vous suffit donc d'appeler à la réception et d'indiquer que vous débutez ou que vous avez terminé les travaux pour le # de PO indiqué tout simplement.

Cela contribuera également à la répartition de nouveaux PO à votre attention plutôt qu'à un autre fournisseur; sachant que grâce à vos appels, les PO qui vous étaient assignés sont déjà complétés.

Merci,

Carol Binder &

Stéphan Brissette