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Gestion immobilière Logis-Tech Inc.
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SYSTÈME DE
SOUMISSION & FACTURATION
POUR NOS FOURNISSEURS
 
Version 3.1
(2016-03-22)

Tout droits réservés à l'usage
exclusif des fournisseurs,
à l'attention de
Gestion Immobilière
Logis-Tech Inc.
Historique

Version 3.1 (2018-03-15)

- Retrait du logo Logis-Tech sur le coin supérieur droit et changement du terme "de" "pour adressé à" devant le champ "Gestion immobilière Logis-Tech Inc."  Ce changement est important et a été fait pour conserver une conformité avec les lois sur la facturation.

Version 3.05 (2016-03-22)

- Champ RBQ corrigé et maintenant accessible.  Ajout d'une ligne dans la section des totaux, de manière à voir le total final avant les avances de fonds et le total après l'avoir soustrait.  Ajouts de certains commentaires à plusieurs endroits pour aider l'utilisateur à mieux comprendre le fonctionnement du système de facturation.  La case pour avance de fonds peut-être aussi utilisée dans une soumission pour procéder à la demande d'une avance de fonds.

Version 3.0 (2016-03-14)

- Ajout d'un champ dans l'entête permettant d'ajouter votre numéro de licence RBQ.  Ajout d'une case au-dessus du total final permettant d'indiquer le montant de l'acompte (ou avance de fonds) que vous pourriez avoir reçu pour procéder à votre intervention.

- Le plus gros changement est l'intégration des 3 formats de factures en une seule.  Le premier onglet du fichier excel permet dorénavant de remplir votre facture jusqu'à concurrence de 3 pages.  Si vos entrées ne requiert pas un aussi grand nombre de page, vous pouvez alors utiliser le second onglet ou le troisième onglet pour visualiser votre facture en deux pages ou en une seule et procéder à son impression ou conversion PDF.

Version 2.1 (2013-03-21)

- Légère modification permettant de clairement identifier à qui la facture doit être adressé et avec la mention "Pour Gestion immobilière Logis-Tech Inc. sur la ligne suivante (dans l'entête de facture).  Nous vous rappelons qu'il est clairement indiqué à qui la facture doit être adressé sur les PO que vous recevrez, dans vos demandes de soumissions et également dans vos courriels reçus.

Version 2.0 (2013-01-08)

- Modification des formules pour calculer les taxes, en conformité avec les nouvelles règles gouvernementales. À partir du 1er janvier 2013, la TPS de 5% doit être calculé à partir du total brut; la TVQ de 9,975% doit être calculé également à partir du total brut.  Le prix final de la facture doit être l'addition du total +  montant TPS calculé + montant TVQ calculé.
Plus d'informations disponibles sur le site de Revenu Québec.

Version 1.5 (2012-10-29)

- Ajout de la possibilité de préparer la facture à un autre nom que "Gestion immobilière Logis-Tech Inc.".  Vous remarquerez que les nouveaux PO reçus vous demandent maintenant de préparer la facture au nom du propriétaire ou de l'entreprise du propriétaire selon le cas.  Vous serez maintenant en mesure de remplir la case orange avec le nom requis.

Version 1.4 (2012-02-08)
 
- Mise à jour de la TVQ qui passe de 8,5% à 9,5%.  Vous pouvez faire ce changement vous-même dans vos fichiers si vous les avez déjà préalablement téléchargés.

Version 1.3 (2011-11-28)

- Pagination refaite pour éviter que les factures soient coupés au mauvais endroits lors de l'impression ou de la conversion en PDF.

- Ajout de la documentation relative à OpenOffice (application gratuite qui peut remplacer Microsoft Excel).

- Adaptation des formats de facture pour OpenOffice.
 
Version 1.2 (2011-06-17)

- Clarification du texte "documentation sur la facturation.doc"
 
Version 1.1 (2011-01-13)

- Modification de la TVQ à 8,5%.
 
Version 1.0 (2010-10-14)

- Diffusion des 3 formats de facturation.
Préparation de vos soumissions & factures
Cette page s'adresse à nos fournisseurs désireux d'utiliser notre format de documentation pour procéder à leurs soumissions ou factures qui seront portées à l'attention de Gestion immobilière Logis-Tech Inc.

Prenez note de la section intitulée "Pré requis" plus bas sur cette page qui contient les informations essentielles requises pour présenter vos soumissions ou factures auprès de Logis-Tech Inc.

Tout d'abord, vous devez avoir sur votre ordinateur la suite office 2003 de Microsoft ou une version plus récente pour pouvoir utiliser adéquatement ces documents.  Si vous ne disposez pas de la suite office, vous pouvez télécharger la suite OpenOffice gratuitement.


Vous trouverez donc ici 4 fichiers que vous pourrez télécharger : 

1. Une documentation de format Word décrivant en détail l'utilisation du système de soumission & facturation.  Nous vous recommandons vivement de lire cette documentation avant de vous servir des fichiers de soumissions & facturations.

2. Trois fichiers de formats excel qui vous serviront à bâtir votre soumission ou facture facilement.  Le premier fichier est conçu pour produire une soumission ou facture courte d'une seule page.  Le second fichier vous permettra d'utiliser deux pages.  Le troisième aura 3 pages.  À vous d'utiliser le format qui vous sera le plus pratique en fonction de vos besoins.
Quelques conseils pratiques
Comme vous l'aurez constaté en lisant la documentation de format Word :

1. Vous pouvez procéder à l'identification de votre entreprise en remplissant les champs prévus à cet effet une seule fois et sauvegarder immédiatement le fichier excel.  Cela vous évite alors d'entrer de nouveau ces informations à chaque fois que vous devrez créer une nouvelle soumission ou facture.

2. Vous pouvez sauvegarder votre soumission sous un nouveau nom, créant ainsi un second fichier identique, puis renommer l'entête "Soumission" à "Facture".  Cela vous évite de recréer tout le contenu de votre soumission dans votre facture.  Il vous suffit alors de ne faire que les changements nécessaires.

3. Faites attention au format donné pour inscrire le nombre d'heures travaillées pour une tâche donnée : 1,00 veut dire 1 heure, 1,25 veut dire 1 heure & 15 minutes, 1,50 veut dire 1 heure & 30 minutes, et ainsi de suite.

4. Les ordinateurs dont le système d'exploitation est identifié au Canada doivent utiliser des virgules comme séparateur et non des points, comme c'est le cas pour les États-Unis.  Si vous le faites, une erreur de calcul se produira, il vous suffit alors d'enlever le point et de mettre une virgule pour corriger l'entrée.

COMMENT EXPÉDIER VOTRE SOUMISSION OU FACTURE :

Le plus simple est de l'envoyer par courriel aux adresses indiquées dans les entêtes des fichiers excel.  Vous avez alors deux choix, envoyer directement une copie de votre fichier excel en l'attachant à un courriel, ou bien le convertir en format PDF et expédier ce nouveau format en l'attachant à un courriel.

POURQUOI LE CONVERTIR EN FORMAT PDF ?

Les fichiers PDF ne peuvent pas être modifiés aussi aisément que le format excel.  C'est donc un peu plus sécuritaire.  Vous vous assurez ainsi que personne ne changera le contenu de votre soumission ou facture.

COMMENT CONVERTIR MES SOUMISSIONS OU FACTURE EN FORMAT PDF ?

C'est plus simple que vous pensez; il vous suffit de télécharger le programme "PDFCREATOR" et de l'installer sur votre ordinateur.  L'icône ci-dessous vous permettra d'effectuer ce téléchargement.  Une fois l'installation complétée, vous aurez alors accès à une nouvelle imprimante qui se nommera "PDF Creator".  Il vous suffit alors d'imprimer votre document sur cette imprimante virtuelle.  Au lieu d'obtenir une impression, vous obtiendrez un écran vous permettant de sauvegarder votre nouveau fichier PDF nouvellement créé à l'endroit de votre choix sur votre disque dur.  Prendre note que si vous utilisez OpenOffice Calc (au lieu de Microsoft Excel), vous pourrez alors créer directement votre fichier PDF par le menu "fichier / exporter au format PDF".  Vous n'aurez donc pas besoin de télécharger "PDFCREATOR".
Téléchargement de PDF Creator
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Cliquer sur l'icône ci-dessus pour démarrer le téléchargement de PDFCreator.  Suivre attentivement les instructions d'installations.  Si il est demandé d'installer une "toolbar" pour explorer, vous devez alors refuser cette installation.
Des questions ?
Si vous avez des questions ou commentaires, n'hésitez pas à communiquer avec Stéphan Brissette aux coordonnées suivantes :


Les pré requis pour Logis-Tech Inc.
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Quelques règles à retenir lorsque vous devrez présenter une soumission ou facture auprès de Gestion immobilière Logis-Tech inc. (que ce soit avec les fichiers excel fournit par Logis-Tech ou avec vos propres factures) :

    • Une seule facture par PO.  Ne pas combiner plusieurs PO sur une facture ou plusieurs factures pour un PO.
    • Votre soumission ou votre facture doit inclure la totalité de vos dépenses : pour les matériaux et la main-d'oeuvre.  Même si vous ajoutez et brochez les factures de vos achats de matériaux auprès des différents magasins sur la facture finale (comme preuve d'achats), VOUS DEVEZ INSCRIRE LES MONTANTS DE CHACUN DES ARTICLES ACHETÉS dans votre facture finale.
Si les points ci-dessus ne sont pas respectés, la soumission ou facture pourrait vous être retournée. L'application de ces règles nous permet une meilleure compréhension de votre facturation; nous sommes ainsi en mesure de régler plus rapidement le paiement de votre facture ou de valider l'acceptation de votre soumission.



Merci pour votre attention,

L'équipe de Gestion immobilière Logis-Tech Inc.
Appels de courtoisie - Suivi des PO
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Il serait grandement apprécié que vous communiquiez avec nous par téléphone (ou courriel) lorsque vous débutez ou terminez des travaux liés à un PO.  Il nous serait ainsi plus facile d'assurer un suivi de l'état de nos PO en cours.

Il vous suffit donc d'appeler à la réception et d'indiquer que vous débutez ou que vous avez terminé les travaux pour le # de PO indiqué tout simplement.

Cela contribuera également à la répartition de nouveaux PO à votre attention plutôt qu'à un autre fournisseur; sachant que grâce à vos appels, les PO qui vous étaient assignés sont déjà complétés.

Merci,

Angie Leduc &
Stéphan Brissette
1010 rue Sherbrooke Ouest, bureau 1800, Montréal
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