À titre de référence, l'application "OpenOffice Calc" peut remplacer l'application Excel de Microsoft et l'application "OpenOffice Writer" peut remplacer l'application Word de Microsoft.

Si vous ne disposez pas de la Suite Office de Microsoft (version 2003, 2007 ou 2010), je vous invite donc à vous procurer la suite OpenOffice et à l'installer sur votre ordinateur.  Le lien de téléchargement est disponible dans la case suivante plus bas.

1. Démarrer OpenOffice Calc par votre menu de démarrage Windows (icône Windows en bas à gauche de votre écran / Tous les programmes / Dossier OpenOffice.org / OpenOffice.org Calc)

2. Vous avez maintenant démarré OpenOffice Calc.  Vous devez maintenant récupérer votre soumission ou facture (menu fichier / ouvrir), choisir le bon dossier, puis le bon fichier et cliquer sur le bouton "Ouvrir" en bas à droite de la fenêtre.

3. Vous pouvez ensuite procéder à la création ou modification de votre soumission ou facture.

4. Vous pouvez ensuite sauvegarder votre fichier (fichier menu / enregistrer sous).  Toujours utiliser "enregistrer sous" et non pas "enregistrer"; cela vous permettra de renommer le fichier avant la sauvegarde, par exemple lorsque vous créez une nouvelle facture à partir d'une ancienne, ou lorsque vous devez transformer votre soumission en facture, et ainsi éviter l'écrasement de l'ancienne version que vous voulez conserver (cliquer ici pour savoir plus sur la gestion de vos soumissions et factures).  Il est donc plus sécuritaire de procéder ainsi.  Vous pourrez tout de même modifier votre fichier avec cette commande, vous n'aurez alors qu'à valider le message vous indiquant que le nom du fichier utilisé existe déjà et que vous acceptez d'écraser l'ancien contenu.

4b. Lors de la sauvegarde du fichier, il est important de choisir le bon format de fichier "Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls) (*.xls)".  Ce format pourra par la suite être lu avec Excel de Microsoft ou OpenOffice sans problème.  Si vous sauvegardez avec le format standard d'OpenOffice "Classeur ODF (.ods) (*.ods), ce format ne pourra pas être lu par la suite avec Microsoft Excel.

5. Si vous planifiez envoyer votre soumission ou facture par courriel, il est alors fortement conseillé de procéder à une conversion de votre fichier en PDF; ce format permet de rendre plus difficile la modification du contenu de votre fichier, ce qui le rend plus sécuritaire.  Il est très simple de produire un fichier PDF : (menu fichier / exporter au format PDF).  Un fichier avec l'extension .pdf sera alors produit.

Bonne chance !